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告别无效忙碌 把握这15个高效法则
2018-06-12 07:36:00 来源:笔记侠 作者:佚名 已有0人评论
 你是否或多或少地有过这样的经历——

 

早上9点到办公室,一打开电脑就发现有上百封邮件需要你处理;

 

还没等你回完几封邮件,下属突然来找你汇报工作,紧接着又有四五个会议需要你去参加;

 

好不容易忙完了,你又想起下午有一个重要客户要来拜访,于是你不得不草草吃个午饭,开始埋头准备沟通资料;

 

而等你送走客户,早已过了下班的时间,一天下来,你邮箱里又多了几百封邮件……

 

上述情境真实反映了目前大多数企业管理者的现状:每天都很忙,没法按时完成工作,各种会议、电话和邮件如雪片般纷至沓来,令人应接不暇;除此之外,也发生在各类知识工作者的日常中。

 

于是——吃饭没有规律,白天靠喝咖啡提神,工作和生活就像拌面一样搅在了一起。

 

比尔·盖茨说:“领导者如果整天都很忙,就证明一件事,能力不足。”

 

美国前总统布什工作之余每年阅读近100本书;facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格每天准时回家吃晚饭;英特尔前掌门人安迪·格罗夫每天早上8点工作,6点准时下班……

 

为什么顶级精英们看上去都那么从容不迫,而你却总觉得没时间?问题究竟出在哪里?

 

美国畅销书作家凯文·克鲁斯研究了几千名各行各业的专家,并采访了数百位成功人士:亿万富翁、奥林匹克冠军、名校尖子生、500强公司企业家等等,总结出了他们的15条时间管理法则和高效工作习惯——《高效15法则》。

 

如果你经常感到疲惫,总有应付不完的消息和邮件,无暇兼顾工作与生活,那你一定要读这本书。

 

下面我将分成三个步骤为你解读这本登上《纽约时报》、《福布斯》畅销书榜,详述谷歌、苹果、脸书等世界500强企业都在用的深度工作法的书籍,到底为我们揭示了怎样的奥秘。

 

一、改变时间观念

 

对于时间管理,很多人存在一个误区,他们以为想要提升自己的时间管理能力就会需要一个清单,清单上写着可以提高生产效率、增加工作时间的贴士、工具和系统。

 

但事实上,要想提升效率、管理时间,最重要的不是某个技巧,而是需要转变心态。

 

那么,下面介绍的 6 个原则是必须牢记的。

 

原则1:时间才是你最宝贵的财产

 

看到这个标题可能会想:“我当然知道时间很重要,时间就是金钱,不然我也不会现在看这篇文章!

 

但是你真的有在好好把握你的时间吗?

 

想一想你把多少精力放在了金钱上。努力工作是为了赚钱,时刻关注着自己的存款,寻找最好的方式来投资,学习更多关于赚更多钱的方法,担心有人会偷你的钱……

 

所以,你永远不会让你的钱包敞开着,你也永远不会把你的银行卡和密码给陌生人。

 

但是时间呢?虽然我们都知道时间很宝贵,但是我们并没有真正把它看成和金钱一样,因为在日常生活中,我们常常让别人“偷走”时间。

 

比如我们在路上遇到推销的人,拦住我们说我能耽误您一分钟吗?这个时候或许你会选择拒绝,但如果把这个人换成同事呢?

 

虽然说是一分钟,但实际上他可能一讲就是半小时。如果这件事对你意义并不大,那么你这半小时就被“偷”走了。

 

如何解决?作者给出的办法是使用“数字1440的力量”。

 

每天只有1440分钟,作者尝试在一张纸上打了一个大大的1440,把它贴在办公室的门上。每当作者走进办公室看到它,就能提醒自己不能浪费。

 

我鼓励你自己也这样试一试。就在一张纸上画一个大大的1440”,然后把它贴在办公室的门上、电视机下面、电脑屏幕旁边——无论在哪里,只要它能很好地提醒你时间是有限的,你每天拥有的时间是非常宝贵的就可以。

 

时间是很独特的东西,因为它是真正平等的。

 

有些人生来富裕,有些人却生来贫穷;有些人从高等学府毕业,而有些人却中学辍学;有些人天生就有良好的运动基因,而有些人却身体状况不好。但是我们每天拥有的时间是一样多的,时间是最低的共同标准。

 

原则2:要事优先

 

要事优先,乍看起来很好理解,即重要的事情先做,问题在于,什么样的事情才算重要?

 

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。

 

所以,你需要做的就是找到你的“第一目标”。如果你不是忙着追寻自己的目标,那么你就是在为别人的目标而奔走。

 

无论你关注的领域是什么,传统上来说,目标应该是确切可量化的:

 

你制定的目标应该是“到年末省下5000元”,而不是“省钱”;你制定的目标应该是确切的“十周减十公斤”,而不是“减肥”这样泛泛的目标。

 

那么明确目标后,如何才能高效实现?作者给出的建议是——利用早晨最高效的两小时。(后文将详述如何利用这两小时)

 

在你确定了自己的紧要事情是什么之后,你需要将它放在自己的计划之内,并且尽早将其提上日程。

 

杜克大学心理学和行为经济学教授丹·艾瑞里建议,绝大多数人都是在完全醒来后的两个小时内效率最高,行动意识也最强烈。

 

有关时间管理方面最悲哀的错误是——人们倾向于在醒来后效率最高的两小时内做一些对认知能力要求不高的事情(比如刷微信、看新闻)。如果我们可以把握这些珍贵的时间,那么绝大多数人都会在追求真正想要的东西方面变得更加成功。

 

原则3:事情是永远做不完的

 

正如我们文章开头提到的,美国前总统布什工作之余每年阅读近100本书;facebook首席运营官谢丽尔·桑德伯格每天准时回家吃晚饭;英特尔前掌门人安迪·格罗夫每天早上8点工作,6点准时下班。

 

看到这些你是否觉得很惊讶?这些顶级精英们到底哪来的那么多时间?他们是如何做到的?答案很简单,那就是接受“事情是永远做不完的”这一现实。

 

安迪·格罗夫在他《给经理人的第一课》一书中透露了这一终极秘诀:

 

“当我觉得累了或者是准备好回家时,我一天的工作就结束了,而不是我完成我的任务时这一天才结束。我从来都做不完我的事。”

 

你总是会有更多的事情要做,也总是有更多的事情可以做,所以你需要掌握放弃一些事情的方法。一旦你掌握了这种方法,你会发现找到属于自己的时间更加容易了。

 

极其成功的人士不会为了完成清单上条目而无止境地消耗自己的时间。相反,他们会考虑紧急重要的事情,为每件事安排好时间,够了就停下,不会永无止境。

 

原则4:二八定律

 

二八定律又名“帕累托法则”,是意大利著名哲学家和经济学家帕累托发现的一条神奇规律:80%的社会财富被20%的人所拥有,而其余80%的人只占20%的财富。

 

然而除了财富之外,“二八定律”同样适用于生活中许许多多的现象。

 

比如企业销售利润的80%来源于占销售总量20%的热门产品;市场上20%的强势品牌占据了80%的市场份额;20%的人身上集中了人类80%的智慧等等。

 

而在时间管理领域,它告诉我们:80%的成功源自仅仅20%的行动。因此我们必须掌握这一重要的底层思维模型,这就需要我们做到:

 

1.寻找捷径;

 

2.把最重要的事情做到极致,其他的差不多就可以了,或者直接就不做;

 

3.发展自己的技能,使自己在几个目标领域出类拔萃,不要试图掌握一切;

 

4.通过确定对自己来说最重要的那20%的目标和工作来减少工作量,减轻压力,提升幸福感。

 

所以作者所说:我知道自己不是万能的,因此利用80/20法则,我只做那些十分重要的事。

 

原则5:思考“三个问题”

 

美国著名作家、百万富翁演讲家托尼·罗宾斯讲述了一个他创业初期发生的故事:

 

“曾经有一次,我必须赶上飞机,见一位重要的客户,那时我在事业上还非常青涩。

 

那一次,我飞奔去干洗店取那套我仅有的西装——如果在干洗店关门之前拿不到衣服,我就上不了飞机。我疯了一样跑到机场,满头大汗,狼狈至极,还想冲进机舱门。这件事使我意识到,这里存在问题。

 

我感到自己太愚蠢了,本可以做一些更有意义的事情,那个时候我大概十七八岁,但仍然下了决定:我要雇个人,一天两小时,之后一天四小时,以此开始。

 

我的观点是:别人比我做得好的事,我是不会做的,即使给我充分的时间我也不会去做,我会利用这时间高效地去做我擅长的事情。

 

由此可见,你并不需要什么事情都自己做,把任务按照放弃、分派或重新设计的方式能大大节省你的时间,提高效率。

 

那么如何做到?要学以致用,首先把上一周的工作任务和参加的会议列出一个表,然后按照下面几个步骤进行:

 

1.问自己:“这个任务对我或对公司来说有多重要?如果我完全不做会怎样?

 

2.问自己:“我是做这项工作的唯一人选吗?公司内外哪些人可以完成这项工作?

 

3.问自己:“这个结果怎样才能更快实现?如果我只有一半时间,这项工作怎么完成呢?

 

这三个问题可以帮助你判断哪些工作价值低,是应该放弃、分派、重新设计的,你要做的是把时间花在能够充分利用你的专长、充分发挥热情的事情上。

 

原则6:学会说“不”

 

关于这个原则,巴菲特说过这样一句话:“一般成功的人士和非常成功的人士之间的区别就在于,非常成功的人士几乎对所有事情都会说‘不’。”

 

同样,如果有一句能把时间空出来的咒语,也是乔布斯说过的一句话——“关键就是说不”。

 

为什么说“不”如此重要?事实上我们前面已经说过了——要事优先,你需要拒绝所有不支持你实现近期目标的事情。

 

而一天只有1440分钟,做任何事情都会有代价,每一个“Yes”意味着要对另一件事说“No”。

 

研究表明,经常对占用他们时间的要求说“不”的人,幸福感更高,更有活力。

 

但我们又会发现,自己好像很难拒绝别人,为什么?主要是因为我们从小就被教育要帮助有需要的人,在社会生活中也是如此,我们都重视帮助别人。

 

但是自然而然地一直答应别人的要求,很快就会把我们自己重视的事情挡到门外,这其中也包括能使我们走向成功的首要任务。

 

因此我们要允许自己拒绝,不要内疚,不要在意拒绝别人时他们会怎么想。

 

二、快速提升效率的 6 大技巧

 

技巧1:用日程表取代任务清单

 

任务清单应该是大多数人最常用的时间管理方法了,在我们看来它可以帮助自己梳理一天的工作内容,做到心中有数,提高工作效率。但事实真是这样吗?在本书中,作者告诉我们:不要再做任务清单了!

 

为什么这么说?原因在于任务清单存在着 3 个问题:

 

1.它不能将任务进行区分,无论是需要几个小时的还是只需要花几分钟的;

 

2.任务清单很容易会让你去做“紧急”的事而不是重要的事;

 

3.任务清单会造成很多不必要的压力。我们带着列满待办事项的清单是为了提醒自己,但这种不断的提醒会告诉我们还有很多事情需要去处理,这无疑会使我们感到喘不过气来。

 

顶级成功人士没有任务清单,但他们会有一个井井有条的日历。如果你真想完成一件事,你会为它安排出时间来。而研究表明,将你的任务安排在日历表上这一简单的行为会解放你的大脑、减轻压力,同时增强认知表现。

 

那么,如果你要用日程表来替代任务清单,应该怎么做呢?

 

1.安排一大块的时间处理对你来说重要的事,这就是所谓的“封闭时间”或“封盒时间”;

 

2.重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候;

 

3.不要废除你的目标,如果有必要的话,对它们进行重新安排;

 

4.像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”,最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求。

 

技巧2:随时随地记笔记

 

在本书中,这个技巧被称为“维珍效率法”,因为身家48亿美元的维珍集团创始人理查德·布兰森是这一方法的忠实践行者。在被问及对他来说什么是最重要的物品时,他回答说:

 

“听起来也许很可笑,但我总会在背包里放一本小小的笔记本。我旅行时,首先想到带在身边的是这本笔记本,没有这一页页纸,我绝不可能将维珍集团扩建到如今的规模。”

 

无独有偶,亿万富翁、希腊船舶巨头亚里士多德·奥纳西斯在他的“价值百万的一课”中也提到:

 

“随身带一本笔记本,把突然闪现的想法、对新见的一些人的了解以及有趣的事情都写下来。如果你不写下来,那么你就会忘记。这是你在商学院里学不到的、价值百万的一课。”

 

那么如何做笔记?这里要特别提示的一点是:用手记笔记,而不是用笔记本电脑。使用纸质的笔记本比使用笔记本电脑、平板或智能手机记录更好。

 

心理学研究表明,使用笔记本做记录比使用电脑的人在实验中的测试分数更高,因为手记笔记需要听力、认知过程和回忆等一系列过程的共同参与。

 

而用笔记本电脑记笔记的人倾向于机械化地将听到的词记下来,没有经过自己的处理。

 

技巧3:如何节省开会时间

 

作为一名管理者,会议很大程度上占据了你许多的工作时间。根据Clarizan公司在2015年做的一项调查显示,35%受调查的人表示他们参加的会议是浪费时间。

 

那么怎样才可以最大程度上缩减会议时间?我们来看下谷歌、苹果、维珍都是怎么做的。

 

1.进行倒计时

 

谷歌风投合伙人杰克・纳普提倡在会议期间使用一个机械钟进行倒计时。玛丽莎・梅耶尔在谷歌任职期间的开会时,也会在墙上投影出一个巨大的倒计时器。

 

2.站着开会

 

心理学研究表明:坐着开的会议和站着开的会议相比,时间长34%,但并没有做出更好的决策。

 

维珍集团创始人理查德·布兰森提到:“我最喜欢的一个方法就是让大部分会议都站着开。如果有机会,我喜欢更进一步,也就是散着步开会。”

 

3.实行每日碰头小会

 

领导层的前进速度决定了企业的发展速度,每日的碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议,每天同一时间,不超过15分钟。每日的碰头小会一旦确立,会减少许多时间较长的一次性会议和电话、邮件等。

 

技巧4:设置主题日

 

推特联合创始人杰克·多西,同时也是square公司首席执行官,曾经每天需要工作16个小时,这对于常人来说绝对是难以想象的,那么他又是如何提高自己工作效率的呢?答案就是设置主题日。

 

周一,专注于管理和运营;

 

周二,主要关注产品;

 

周三,关注市场营销、沟通交流和发展;

 

周四,关注开发商和合作伙伴;

 

周五,关注企业的公司文化及人员招聘;

 

周六,休息,去远足;

 

周日,自我反省,处理反馈,制定策略,为新一周的工作做准备。

 

每天都有主题让我们更容易安排计划,集中注意力跟进当天主题工作进程。当你遇到被其他事情打断的情况,你就可以快速处理这些干扰,把注意力重新切换回原来的主题上。

 

而在如何确定每日主题方面,著名企业家培训师丹·沙利文建议我们每周确定三种不同类型的主题:

 

1.专注日:关注最重要的活动,特别是创收活动,尽力做到最好;

 

2.缓冲日:协调和沟通,及时回复邮件、电话、举行内部活动,分配任务,完成培训和教育活动;

 

3.自由日:不安排工作,留出时间度假、放松或做慈善,这是恢复精力的一段时间。

 

所以,你现在需要做的是把一周中的每一天都确定循环主题,并把工作安排进去。

 

技巧5:改变清晨,改变人生

 

刚刚提到过,善用早晨,事半功倍。

 

著名国学大师南怀瑾先生曾经说过:“能控制早晨的人,方可控制人生。一个人如果连早起都做不到,你还指望他这一天能做些什么呢?

 

苹果CEO蒂姆-库克每天早上430就开始发送邮件,然后会去健身房锻炼一段时间再正式开始工作;

 

星巴克首席执行官霍华德·舒尔茨新的一天是以锻炼开始的,通常是和妻子一起骑自行车,并在上午六点前到达办公室;

 

富士康创始人郭台铭早上四五点起床,起来后游泳或跑步,七点到办公室开始工作;

 

李嘉诚早上 559分起床,随后读新闻,打一个半小时高尔夫,然后,去办公室开始工作。

 

取得辉煌成就的人士都会把早晨的时间安排得高效且充满活力,并且坚持下去。

 

虽然成功人士在早晨的习惯不会一模一样,但神奇的是你可以很容易地发现具体做法中的共性:大部分人都习惯在早上6点甚至更早的时间起床;通过饮用大量的水来补充身体水分;此外还有运动、冥想、记日志或者晨读。

 

知名演讲家、作家哈尔·埃尔罗德通过自己的研究和经验,发明出了一套叫“人生S.A.V.E.R.S”的系统。

 

S 代表沉默Silence(平和、感恩、冥想、祈祷);

 

A 代表肯定Affirmation(目标、优先事项);

 

V 代表形象化Visualization(把目标或理想伤害清楚呈现在心里);

 

E 代表运动Exercise;

 

R 代表阅读Reading(自我提升);

 

S 代表书写Scribing(日志)

 

埃尔罗德充分说明了无论你已经取得多么大的成功,善用早起的第一分钟都能让你更上一层楼。

 

技巧6:精力管理

 

如果我告诉你时间管理的终极秘诀跟时间一点关系都没有,你会做何感想?然而事实上这就是真相,时间管理的本质是精力管理。

 

精力和注意力决定生产率,而不是时间。

 

你无法“控制”时间,无论你做什么,明天和今天一样都只有24个小时。我们所谓的“时间管理”实际上指的是在更少的时间内办更多的事,而实现这一点真正的秘诀是将你的精力最大化。

 

你有没有过读书永远读那一段,无法往下读的经历?有没有在做重要研究时思绪游离到别处的经历?有没有过在头脑风暴时想不出任何好点子?

 

如果你大部分回答是“有”,那么你就可以亲身体会到我们身体的精神和能量不是持续不变的,精力可以直接影响到我们的生活。

 

那么如何获得更多的精力?答案非常简单:注意休息、保持健康。

 

Draugiem集团通过软件跟踪捕捉员工工作时间和工作量发现,相比其他员工,工作量排名前十的员工并没有延长工作时间,相反,他们休息得更多。高工作产出的员工平均每52分钟就休息17分钟。

 

研究表明,高效能人士在同样时间取得10倍生产率的最重要秘诀主要包括:

 

1.保证充足的睡眠;

 

2.食用可补充精力的食品并坚持锻炼;

 

3.坚持在早晨举行一个仪式——如冥想、记日志、补水、练瑜伽——来为一天的精力以及清晰敏捷的思维打下基础;

 

4.把工作与休息穿插进行,以保持最佳状态。

 

三、E-3C时间管理系统

 

本书为我们介绍了15条提高生产率的秘诀,除了前面我已经介绍的12条之外,还包括如何告别拖延症、怎样使用“321-0”法来掌控你的邮箱以及“凡事只做一次”心态等等。

 

当然,没有一个系统可以适用于所有人,你不必为了提高生产率而把15个秘诀全部融合进来,最重要的是我们在了解成功人士的习惯后要结合自身情况,让他们的习惯通过合适的方式帮助到自己。

 

为了能够帮助大家立即行动起来,作者将所有的研究简化成一套简单的系统,即E-3C时间管理系统。

 

其中E代表Energy(精力),三个C分别代表了Capture(捕捉)Calender(日历)Concentrate(专注)

 

这部分内容是作者对全书进行的升华总结,因为相关内容在前文都已经介绍过了,这里就不再赘述,如果你感兴趣的话推荐移步原著阅读,非常实用。

 

最后,引用本书的一句话作为结尾:

 

要有思想。要有目标地活着。记住,一天只有1440分钟。

 

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